Tracciare incassi e spese: la pratica semplice (ma rivoluzionaria) che può cambiare il tuo business
Una volta, durante una sessione di mentoring, una cliente mi ha detto:
“Io non so dove finiscono i miei soldi. Lavoro tanto, incasso abbastanza, ma non ho idea di come sto messa.”
Non era l’unica. Anzi!
È la frase che sento più spesso da chi lavora in proprio. Che tu sia freelance, artigianə, designer, coach o unə creativə con mille progetti e nessun commercialista che ti spieghi le cose chiaramente, questa frase probabilmente ti suona familiare.
Eppure, c’è una cosa sola che puoi fare per passare da “non ho idea di dove finiscono i soldi” a “so esattamente cosa succede nel mio business, anche se non mi piace sempre”: iniziare a tracciare. Tutto. Incassi. Uscite. Spese grandi, piccole, minuscole.
Non serve una laurea in economia.
Non serve nemmeno Excel (anche se ti assicuro che può diventare il tuo migliore amico).
Serve solo una decisione: voglio vedere chiaramente cosa succede ai miei soldi.
Perché tracciare incassi e spese è molto più che una buona abitudine.
Ti faccio una domanda:
Sai quanto hai incassato, netto, negli ultimi 3 mesi? E quanto hai speso, tutto compreso? E quanta parte del tuo fatturato è già finita, e quanta è ancora sul conto?
Se non sai rispondere, è normale. Ma non significa affatto che sia un bene.
Non tracciare i flussi di denaro significa navigare a vista.
Significa decidere prezzi, investimenti, strategie e persino orari di lavoro… al buio.
O peggio: basandoti sulle emozioni, sull’ansia, sulla stanchezza.
Tracciare, invece, ti dà potere.
Ti restituisce lucidità. Ti fa vedere.
E quando vedi, puoi scegliere. Con calma. Con consapevolezza. Con intenzione.
Tracciare non è ossessionarsi. È prendersi cura.
Non significa diventare maniaci del centesimo. Non significa vivere con l’ansia di ogni scontrino.
Significa avere una relazione trasparente e onesta con i soldi.
Come in ogni relazione sana, anche con il denaro serve comunicare. E tracciare è il modo più semplice per farlo.
Se eviti di guardare, se lasci tutto nella nebbia, se aspetti il 16 del mese per capire se puoi permetterti una spesa… stai costruendo un business su fondamenta instabili.
Cosa significa, davvero, “tenere traccia” dei flussi di cassa:
l’ho spiegato quando sono stata ospite de “La settimana dei piccoli business” di quei geni di Guido ma se te la sei persa puoi recuperare il mio intervento in questo video ⬇️
e tutti i file di cui parlo, gratuitamente, da questa pagina Notion.
Ti lascio anche tre consigli di buonsenso, piccole abitudini che pratico e consiglio:
- Distinguo tra incassi ed entrate: l’entrata è quando fatturi. L’incasso è quando ricevi il denaro sul conto. Non è la stessa cosa, e chi ha clienti aziendali o lavora con la PA lo sa fin troppo bene. Io considero gli incassi. Perché è quello che posso spendere (al netto delle tasse, ovviamente). È quello che ho davvero.
- Registro ogni spesa, anche i 3 euro per il caffè con ə clientə. Ogni spesa è una voce della mia attività. Che sia formazione, coworking, software o biglietti del treno. Le annoto, le classifico, le raggruppo. Così posso vedere cosa mi costa davvero lavorare. E soprattutto: cosa vale la pena mantenere, e cosa no.
- Uso strumenti semplici, ma li uso con costanza. Per me vanno bene un foglio Excel (che ho personalizzato negli anni) e il mio sistema di fatturazione. Per altri può andare bene Notion, un quaderno, un gestionale. Lo strumento è secondario. Quello che conta è la regolarità. Io aggiorno tutto ogni venerdì. 20 minuti. Quando ti organizzi è sufficiente.
Non è tempo sprecato.
Perché quando lo fai con costanza:
- Smetti di avere paura del saldo del conto.
- Sai quanto puoi investire.
- Sai quando alzare i prezzi.
- Sai se una sponsorizzazione ha funzionato veramente.
- Sai quanto ti costa fare una consulenza, un corso, un progetto.
- E sai se quel lavoro che ti entusiasma tanto… è anche sostenibile. Oppure ti sta prosciugando, ed è il caso di ragionarci.
Tracciare ti fa guadagnare meglio (e dormire meglio)
Ti sembrerà assurdo, ma solo guardando in faccia i numeri puoi decidere di lavorare di meno e guadagnare di più. Perché non stai più vendendo il tuo tempo alla cieca.
Sai quanto ti costa ogni ora. Sai quanto ti rende ogni cliente. Sai dove stai perdendo soldi, e dove invece potresti creare valore.
E, nel tempo, diventa tutto più semplice.
Come iniziare oggi a tracciare i tuoi flussi di denaro (anche se ti sembra complicato)
Guarda il video e scarica i materiali.
Concentrati su: quanto hai sul conto dedicato al business, quali sono le entrate dell’ultimo mese, quali sono le spese fisse e quelle variabili.
Non cercare la perfezione. Cerca la continuità.
Anche se ti perdi un giorno, o sbagli una categoria: va bene. L’importante è andare avanti.
Non serve essere esperti di contabilità. Serve voler smettere di brancolare nel buio.
E se ti sembra troppo complicato da fare da solə, puoi prenotare una consulenza “Pepite” da 45 minuti, fino alla fine di luglio 2025 è scontata a 90€.